نشأة الوحدة
تأسست وحدة الإرشاد الأكاديمى في العام الجامعي 2012 / 2013 ، ضمن الوحدات التى تم استحداثها فى الهيكل التنظيمى الأكاديمى والإدارى لمعهد أكتوبر العالى للهندسة والتكنولوجيا الذى تم استحداثة بقرار مجلس إدارة المعهد رقم (2) للجلسته رقم (1) المنعقدة في12/1/2013، ككيان إدارى مستقل تختص بالإرشاد الأكاديمى بالمعهد ومتابعة الطلاب فى تنفيذ خطة الدراسة، بل وتتخطى ذلك الأمر لمتابعة الأمور النفسية والإجتماعية والمتابعة الدقيقة لمشاكل الطلاب ومحاولة تقديم النصح والمشورة ومساعدة الطلاب فى الانتقال التدريجى والمبرمج من بيئة المرحلة الثانوية إلى بيئة المرحلة الجامعية التى يعتمد فيها الطالب بشكل أكبر على نفسه فى اتخاذ قراراته وتحديد تخصصه وتطوير مستواه العلمى والسلوكى، لتحقيق الأهداف التعليمية وتخطى العقبات وتقدم الطلاب فى برامجهم الدراسية من خلال تقديم المعلومات الدقيقة عن المتطلبات التى يجب الإبقاء عليها، وعن الإجراءات التى يجب عليه إتباعها للإبقاء بهذه المتطلبات، لاستكمالها للحصول على درجة البكالوريوس وإتمام متطلبات النجاح فى المواد الدراسية وتحقيق المهارات المطلوبة، وتقديم النصح والمساعدة فى الوصول إلى إلى حل ما يواجهونه من مشاكل وصعوبات داخل المؤسسة التعليمية أو خارجها مما يؤثر بشكل مباشر أو غير مباشر على أدائهم الأكاديمى، ويكون بذلك دور وحدة الإرشاد الأكاديمى بالمعهد الرقيب والمشرف على اختيار الطلاب من دون إلزامهم بإتباع ما يملى عليهم من إرشادات وتوجيهات نحو ما يناسبهم ويحتاجونه ومراقبة أخبارهم والتدخل فى المساعة والنصح عند الحاجة من دون إنتظار أو طلب المساعدة من الطالب، وتقدم الوحدة قدر كبير من الدعم تتمثل فى العديد من التسهيلات المتاحة للطلاب للاستفادة منها فى أى وقت على مدى رحلتهم الدراسية فى المعهد بما يحقق انسياب الخطة التعليمية.
الإرشاد الأكاديمى
عملية الإرشاد الأكاديمى ضمن مهام عضو هيئة التدريس، ولا ترتبط بسن أو كادر أكاديمى معين, بل هى تطوعية لمن يجد فى نفسه القدرة على استيفاء تلك المعايير ويتقبل عمليات التقييم للأداء وتطويره، وينتهى دور المرشد الأكاديمى بتخرج الدفعة التى يشرف عليها.
ويمثل الإرشاد الأكاديمى واحدة من أهم وسائل مساعدة الطالب للإندماج فى البيئة الأكاديمية وتحقيق أعلى معدلات التحصيل العلمى، ويساهم الإرشاد الأكاديمى فى التأكد من مسيرة الطالب العلمية من حيث تطبيق الخطة الدراسية وتقديم المشورة فيما يتعلق بأداء الطالب ومستواه العلمى فى مختلف المواد الدراسية.
ويخصص المعهد لكل طالب مرشداً أكاديمياً يقوم بتوجيهه ومساعدته فى دراسته ويستمر معه حتى التخرج، فإذا تعاون الطالب مع مرشده الأكاديمى بشكل فعال فإن ذلك يضمن للطالب سهولة الدراسة والانتهاء منها بأقصر فترة ممكنة.
ويهدف أيضا إلي مساعده الطالب علي اكتشاف ذاته وكشف ميوله وقدراته واتخاذ قراراته بنفسه وخاصة كيفية التغلب علي الصعوبات التي تعترض مساره الدراسي، وإتاحة الفرصة لهم للاستفادة من خبرات أعضاء هيئة التدريس لمساعدتهم في حل مشكلاتهم بالطرق العلمية الملائمة لكل حاله.
المرشد الأكاديمى
المرشد الأكاديمي هو أحــد أعضاء هيئة التدريس أو من فى حكمهم، يتم تكليفه من قبل وحدة الإرشاد الأكاديمى، وهو الشخص المسئول بمهمة الإرشاد الأكاديمى لمجموعة من طلاب وطالبات المعهد وذلك فى الإشراف والتوجيه للطالب خلال دراسته الأكاديمية، وهو المساعد الأول في توجيه الطلاب إلى اختيار المواد المؤهلة لدراسة التخصص الذي يرغبون في دراسته، ويتفق مع إمكاناته وقدراته.
رؤية الوحدة
أن تكون وحدة الإرشاد الأكاديمي بالمعهد وحدة متميزة ورائدة في تقديم خدمات الإرشاد الأكاديمى تلبى جميع احتياجات الطلاب.
رسالة الوحدة
التواصل الفعال مع الطلاب لتقديم الدعم والخدمات الإرشادية الأكاديمية المتنوعة للطلاب أثناء مسيرتهم الأكاديمية لمساعدتهم على فهم النظام الأكاديمي والتعرف على المشكلات التي تعوق قدرتهم علي التحصيل العلمي و تحول دون تحقيق أهدافهم التعليمية والتي قد تعكس على أدائهم الأكاديمي واستمرارهم بالدراسة، وعلاجها وإزالة الأسباب التي تؤدي إلى تعثرهم الدراسي من خلال تنمية شخصياتهم وزيادة مهاراتهم ووعيهم بمسئولياتهم الأكاديمية، بما يحقق انسياب الخطة التعليمية والمدة الدراسية وإنهاء متطلباتها.
أهداف الوحدة
- تقديم خدمات الإرشاد الأكاديمي بأنواعها المختلفة لطلاب المعهد.
- إرساء سياسة واضحة لنظم وقواعد الإرشاد الأكاديمي وتنظيمه وإجراءاته.
- إصدار لوائح خاصة بالإرشاد الأكاديمي لتوضيح قواعده ونظمه وتنظيمه وإجراءاته.
- إعداد نظام لمراجعة نظم الإرشاد والعمل على تطويرها باستمرار.
- إعداد خطة لتدريب المرشدين وتقييم أدائهم.
- الاشراف على تقديم وتنفيذ برنامج الإرشاد الأكاديمي.
- تقديم برامج لدعم الطلاب المتفوقين وتحفيزهم, واخري لمساعدة المتعثرين قبل وصولهم لمرحلة التعثر.
- الإشراف ومتابعة تطبيق إجراءات الإرشاد الأكاديمى مع مراعاة ما يقره مجلس إدارة المعهد من قرارات.
- الإشراف على سير أداء عملية الإرشاد فى تسجيل المواد الدراسية وإتباع متطلبات وإجراءات تسجيل المواد والسحب والإضافة.
- تضمن وحدة الإرشاد الأكاديمي على تطبيق أسس العدالة والإنصاف والمساواة فى تقديم الخدمات والبرامج.
مهام وحدة الإرشاد الأكاديمى
- إعداد الاستمارات والنماذج الخاصة بالإرشاد الأكاديمي.
- يحدد مرشد أكاديمى لكل خمسة عشرة طالب.
- تنفيذ البرامج التعريفية الخاصة بالإرشاد الأكاديمي.
- تعريف الطلاب بلوائح وانظمة الدراسة والاختبارات بنظام الإرشاد الأكاديمى.
- تعريف الطلاب بالمصطلحات الاكاديمية.
- مساعدة المرشدين الأكاديميين بما يضمن إدراك أهمية الإرشاد وشرح الخطة الدراسية ومفرداتها.
- توزيع الطلاب المستجدين على المرشدين الأكاديميين من أعضاء هيئة التدريس.
- تعريف الطلاب بمرشديهم وبأهمية عملية الإرشاد.
- تعريف الطلاب بأنظمة التسجيل والحذف والاضافة والنظام الاكاديمي والبرامج والخطط الدراسية للمعهد.
- توفير نسخ من نماذج التسجيل والسحب والإضافة.
- الرد علي استفسارات الطلاب فيما يتعلق بالتسجيل.
- توفير نسخ من الخطط الدراسية لكل سنة دراسية.
- توفير جداول أسماء المواد المطروحة وعدد الشعب وأسماء القائمين على التدريس ومواعيد المحاضرات والتمارين والعملى مع متابعة عدد الطلاب المسجلين فى كل شعبه والتأكد من عدم تعارض مواعيد المحاضرات واستكمال المتطلب السابق.
- ارشاد الطلاب ومساعدتهم في اختيار التخصص والمسار.
- ارشاد ارشاد الطلاب ومساعدتهم في معالجة المشكلات الاكاديمية المتعلقة بالدراسة.
- حث الطلاب على مراجعة مرشديهم وفق الساعات المكتبية المعلنة للمرشد لحل مشاكلهم إن وجدت.
- تعريف الطلاب بمخاطر انخفاض المعدل الدراسى.
- دراسة اوضاع الطلاب المتعثرين ووضع الحلول لهم.
- متابعة الطلاب اثناء الدراسة وتقديم الدعم والمساندة لهم.
- إعداد الخطة الرئيسية للمقررات المؤهلة خلال الفترة الزمنية المطلوبة.
- مساعدة الطلاب على زيادة المعلومات لديهم من خلال المقررات الدراسية خارج مجال التخصص الرئيسى.
- تفريغ ساعات للإرشاد الاكاديمى فى جدول المرشد الاكاديمى ويعلن عنها ويتم الالتزام بها.
- مراقبة دور المرشد فى عملية تسجيل الطالب للمواد فى كل فصل دراسى وسير أداء الطالب من خلال متابعة تقدم الطالب واستكماله لمتطلبات التخرج وإعداد وتحديث ملف سجل الإرشاد الأكاديمى لكل طالب.
- التنسيق مع الأقسام الأكاديمية بالمعهد لمتابعة تنفيذ الإرشاد الأكاديمي الخاص بها.
- وحدة الإرشاد الأكاديمى هى المسئولة عن إفادة المرشدين الأكاديميين بالقوانين واللوائح والأنظمة المرتبطة بالمسؤوليات المنوطة بهم، وما يستجد من قرارات من مجلس إدارة المعهد.
- تتخذ وحدة الإرشاد الأكاديمي إجراءات صارمة وحاسمة وإيجابية التأثير لمعالجة أي خلل واضح يمكن أن يحدث في مشاركة الطلاب وطاقم العمل.
- ترفع إلى عميد المعهد ورئيس مجلس الإدارة ومجلس الإدارة الأمور التى لايمكن البت فيها من قبل المرشد والوحدة.
- إطلاع الطلاب بصفة مستمرة على التعليمات الخاصة بهم.
- تمثل وحدة الإرشاد الأكاديمى والتوجيه في المعهد حلقة الاتصال بين جميع الأقسام الإدارية والأكاديمية للطالب.
معايير اختيار المرشد الأكاديمى بمعهد أكتوبر العالى للهندسة والتكنولوجيا
- أن يكون من بين أعضاء هيئة التدريس بالمعهد وألا يكون ممن يشغلون مناصب إدارية بالمعهد.
- أن يكون ذو كفاءة وسمعة طيبة يتصف بالمبادئ والسلوك الأخلاقى القويم.
- أن يتصف بالحكمة والعطاء والمرونة والقدرة على التواصل الفعال مع الآخرين.
- أن تكون له القدرة على العطاء (النصيحة, العلم,الوقت, والمجهود,......).
- أن يكون له من الأعمال من شأنها مساعدة الآخرين دون البحث عن مقابل.
- المعرفة والإلمام بالأدبيات واللوائح والقوانين المنظمة للإرشاد الأكاديمى.
- يفضل أن يكون قد درس بنظام الساعات المعتمدة.
- أن يكون له خبره بالإرشاد الأكاديمى، ومدرب على عمليات الإرشاد ومتطلباته وخصائصه.
- الإلمام جيداً بالمقررات والمحتويات العلمية لتلك المقررات وطبيعتها وارتباطها بسوق العمل وله رؤية فى عمليات تطوير المقررات ومحتواها.
- أن يكون ايجابيا ويتقبل الرأى الأخر ويستفيد من عملية التغذية المرتجعة.
- يتمتع بعلاقات طيبة مع زملائه والطلاب والإداريين.
- أن يكون قادراً على التواصل الأنسانى والأكاديمى مع الطلاب وأن يكون بعيداً عن الأهواء الشخصية.
- أن يكون قادراً على التواصل الأيجابى والفعال مع إدارة المعهد.
- يتصف بالتفكير الجدّي في حلّ أيِّ مشكلة.
- إتقان العمل على الحاسب الآلى وبرامجه المستخدمة دوريا (WORD + Excel) وإجراء عمليات التحليل المستمرة للنتائج ونتائج الاستبيانات وتفعيل دورها.
- أن يتواجد أربع أيام على الأقل.
- له رؤية لعملية التطوير المستمر للإرشاد الأكاديمى.
- يساعد على نشر ثقافة الإرشاد الأكاديمى ويدعم مفاهيمه.
مسئوليات المرشد الأكاديمي
يخصص المرشد الأكاديمى ساعات يومية للطلاب حتى يتسنى لهم استشارته فى اختيار التخصص المناسب لميولهم ومستواهم العلمى والإجابة عن تساؤلاتهم، ويمكن تلخيص المهام التى يقوم بها المرشد هى:
- أن يتمسك المرشد الأكاديمى بالسياسات والإجراءات وقيم المعهد، وتبنّي الوثيقة الأخلاقية للمعهد.
- مساعدة الطلاب على تفهم واستيعاب كافة اللوائح والخطوات المتبعة في المعهد.
- تبصير الطلاب بالتخصصات العلمية المتاحة وخصائصها ومتطلبات الالتحاق بها، حيث يفشل كثير من الطلاب نتيجة للاختيار الخاطئ للتخصص المناسب لقدراتهم.
- تبصير الطلاب بنوعية الوظائف المتعلقة بكل تخصص من التخصصات المتاحة نظراً لقلة المعلومات عن المهن وخاصة لدى الطالبات.
- مساعدة الطالب على التعرف على ميوله واستعداداته وقدراته وسمات شخصيته ومهاراته المتعلقة بالعمل المناسب، حيث أن الاختيار الخاطئ عند كثير من الطلاب للتخصصات المناسبة لهم تقودهم إلى المهن غير المناسبة لهم.
- توضيح الطريق الصحيح للوصول للتخصص الذي يناسب إمكانات وقدرات الطالب التحصيلية، وتوسيع مجال ودائرة اختياراتهم.
- مساعدة الطالب فى اتخاذ القرار الخاص بمهنة المستقبل، وذلك بعد دراسة دقيقة لشخصيته من جهة وللمهنة من ناحية ثانية ليستطيع الملائمة بينهما.
- تعريف الطالب بطريقة تفصيلية بالخطة الدراسية التى يتوقع منه تحقيق متطلباته والرد على أية أسئلة أو استفسارات يمكن أن تكون لدى الطالب فى خطته الدراسية ومساعدته على تحقيق متطلباتها من خلال وضع مخطط متكامل يغطى المقررات التى يسجلها الطالب فى الفصل الدراسى الأول إلى الانتهاء من تحقيق متطلبات الخطة الدراسية.
- متابعة أداء الطالب ومعاونته في اختيار المقررات أو تغييرها كل فصل دراسي.
- المراجعة والموافقة على المواد التي تم تسجيلها بمعرفة الطالب للتأكد من مدى ملائمتها وتوافقها مع إمكاناته وقدراه، ومن ثم تؤهله لدراسة التخصص الذي يريده.
- إرشاد الطلاب الراغبين فى تغيير تخصصاتهم طبقاً للتطورات والتغيرات الإقتصادية فى الدولة المصحوبة بتغيرات فى سوق العمل.
- متابعة مستوى الطلاب التحصيلى ووضع حلول علاجية بالتعاون مع إدارة المعهد لرفع مستوى الطلاب المتعثرين فى بعض المواد الدراسية.
- توعية الطلاب حول الأنشطة الطلابية وكيفية المساهمة فيها دون التأثير على مستواه الأكاديمى.
- أن يقوم المرشد الأكاديمي بتقديم كافة الخدمات الإدارية والإرشادية لمساندة المسيرة العلمية لدى الطالب، ومساعدته لكي يتخطى أي من العقبات التي يصادفها أو التي من المحتمل أن يقابلها خلال دراسته.
- أن يضمن المرشد الأكاديمى الخصوصية والسرية والحفاظ عليهما فيما يخصّ المعاملات والسجلات.
- من السمات الواجبة على المرشد الأكاديمى تجنب الصراع الشخصي، أو صراع المصالح والمظاهر في معاملتهم مع الطلاب والآخرين.
- من أهم الخصائص التي يتحلى بها المرشد الأكاديمي: فهم الدور الإرشادي، وتقبل الموضوعات الإرشادية برحابة صدر، والتأثير والعدل والدفء في المعاملة، ومراعاة مشاعر الطلبة، والمقدرة علي تفهم مشكلاتهم وحاجاتهم وحلها، ولديه القدرة علي تطوير قدراتهم ، والتعامل مع كافة مستوياتهم الدراسية.
مهام المرشد الأكاديمى
- القسم العلمى هو المنوط باختيار المرشد الاكاديمى ارتباطا بتحقق معايير الاختيار.
- يحدد مرشد أكاديمى لكل خمسة عشرة طالب.
- الإشراف ومتابعة تطبيق إجراءات الإرشاد الأكاديمى مع مراعاة ما يقره مجلس إدارة المعهد من قرارات.
- مساعدة المرشدين الأكاديميين بما يضمن إدراك أهمية الإرشاد وشرح الخطة الدراسية ومفرداتها.
- توزيع الطلاب المستجدين على المرشدين الأكاديميين من أعضاء هيئة التدريس.
- تعريف الطلاب بمرشديهم وبأهمية عملية الإرشاد.
- الإشراف على سير أداء عملية الإرشاد فى تسجيل المواد الدراسية وإتباع متطلبات وإجراءات تسجيل المواد والسحب والإضافة.
- توفير نسخ من نماذج التسجيل والسحب والإضافة.
- توفير نسخ من الخطط الدراسية لكل سنة دراسية.
- توفير جداول أسماء المواد المطروحة وعدد الشعب وأسماء القائمين على التدريس ومواعيد المحاضرات والتمارين والعملى مع متابعة عدد الطلاب المسجلين فى كل شعبه والتأكد من عدم تعارض مواعيد المحاضرات واستكمال المتطلب السابق.
- تفريغ ساعات للإرشاد الاكاديمى فى جدول المرشد الاكاديمى ويعلن عنها ويتم الالتزام بها.
- مراقبة دور المرشد فى عملية تسجيل الطالب للمواد فى كل فصل دراسى وسير أداء الطالب من خلال متابعة تقدم الطالب واستكماله لمتطلبات التخرج وإعداد وتحديث ملف سجل الإرشاد الأكاديمى لكل طالب.
- حث الطلاب على مراجعة مرشديهم وفق الساعات المكتبية المعلنة للمرشد لحل مشاكلهم إن وجدت.
- وحدة الإرشاد الأكاديمى هى المسئولة عن إفادة المرشدين الأكاديميين بالقوانين واللوائح والأنظمة المرتبطة بالمسؤوليات المنوطة بهم، وما يستجد من قرارات من مجلس إدارة المعهد.
- تضمن وحدة الإرشاد الأكاديمي على تطبيق أسس العدالة والإنصاف والمساواة فى تقديم الخدمات والبرامج.
- تتخذ وحدة الإرشاد الأكاديمي إجراءات صارمة وحاسمة وإيجابية التأثير لمعالجة أي خلل واضح يمكن أن يحدث في مشاركة الطلاب وطاقم العمل.
- ترفع إلى عميد المعهد ورئيس مجلس الإدارة ومجلس الإدارة الأمور التى لايمكن البت فيها من قبل المرشد والوحدة.
- إطلاع الطلاب بصفة مستمرة على التعليمات الخاصة بهم.
- تعمل لجنة المتابعة والتقويم على وجود مرجعية إنسانية وعلمية بالبرنامج يرجع إليها فى حالة الصعوبات والمشاكل, ذات مرجعية متفهمة لعملية الإرشاد الأكاديمى وتتصف بالحيادية والعلاقة الطيبة مع الآخرين.
- تمثل وحدة الإرشاد الأكاديمى والتوجيه في المعهد حلقة الاتصال بين جميع الأقسام الإدارية والأكاديمية للطالب.
ولا يقتصر دور المرشد على التوجيه العلمى فقط بل يمتد ليشمل التوجيه الإجتماعى والنفسى والمتابعة الدقيقة لمشاكل الطلاب ومحاولة تقديم النصح والمشورة ومساعدة الطلاب فى الانتقال التدريجى والمبرمج من بيئة المرحلة الثانوية إلى بيئة المرحلة الجامعية التى يعتمد فيها الطالب بشكل أكبر على نفسه فى اتخاذ قراراته وتحديد تخصصه وتطوير مستواه العلمى والسلوكى.
* فيما يلى لأئحة وحدة الأرشاد الأكاديمى .pdf